Het aankopen van materialen vergt een grote productkennis. Bovendien worden soms partijen in bulk aangekocht en gestockeerd in het magazijn. Daarvoor werken we met online materiaalaanvragen: geen kattebelletje met in der haast genoteerde producten, maar online aanvragen waarbij je de productcatalogus kunt consulteren.
Producten en hoeveelheden zijn correct en laten geen ruimte voor interpretatiefouten.
Elke leerkracht kan zijn (specifieke) producten aanvragen, of ze nu uit het magazijn gehaald moeten worden of indien ze besteld moeten worden. Leerkrachten zien meteen ook of de producten in voorraad zijn. Zo kunnen ze zelf bestaande stock aanspreken. Deze producten zijn immers vaak goedkoper en sneller beschikbaar.
Aankopers plaatsen de juiste bestelling op basis van de aanvragen. Daarbij kunnen ze een grotere hoeveelheid aankopen om leveringskosten te minimaliseren en/of om stock aan te vullen.
Verschillende aanvragen kan je ook bundelen en bestellen per leverancier.
Producten worden geleverd per leverancier en vaak ook in verschillende leveringen. Elke levering wordt daarom apart bewaard, zodat de stock op elk moment correct bijgewerkt kan worden. Daarna kan het materiaal afgegeven worden aan de leerkracht.
Om tegemoet te komen aan de verschillende leveringstermijnen van leveranciers kunnen aanvragen ook makkelijk per leverancier uitgesplitst worden.
Bestellingen kan je boekhoudkundig budgetteren op een kostenplaats en kostenrekening. Dat systeem heeft echter zijn nadelen als je met voorraden werkt. Een bestelling voor je magazijn, moet immers overgeboekt worden naar het budget van de specifieke afnemers. In Orderflow doe je dit een stuk eenvoudiger door je voorraadrekening te stofferen met extra info uit de beschikbare afhaalbonnen.
Budgetten van projecten kan je instant opvolgen via projectbudget-meters.
